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Lohnsteuer bei Betriebsveranstaltungen

Möglicherweise ein schwer kalkulierbares Risiko für den Arbeitgeber

Der BFH musste sich einmal mehr mit dem Dauerbrenner Betriebsveranstaltungen befassen, und zwar konkret mit der Frage, wie die angefallenen Kosten umzulegen sind. Mit seinem Urteil vom 29.04.2021 – VI R 31/18 stellte der BFH fest, dass es hierbei nicht auf die Anzahl der angemeldeten, sondern auf die Zahl der anwesenden Teilnehmer:innen ankäme.

Allgemeine Hinweise zur Besteuerung von Betriebsveranstaltungen

Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Betriebsveranstaltung an seine Arbeitnehmer:innen und deren Begleitpersonen gehören zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 19 EStG) und sind deshalb grundsätzlich als Arbeitslohn zu erfassen. Maßgebend für die Berechnung der Höhe der auf die einzelnen Mitarbeiter:innen entfallenden Zuwendungen sind alle (Brutto-)Gesamtkosten des Arbeitgebers, unabhängig davon, ob sie dem jeweiligen Arbeitnehmer individuell zugeordnet werden können. Steht die jeweilige Betriebsveranstaltung allen Mitarbeiter:innen eines Betriebs/Betriebsteils offen, so kann für maximal zwei derartige Betriebsveranstaltungen pro Jahr von einem Freibetrag von 110 EUR je teilnehmendem Arbeitnehmer Gebrauch gemacht werden, d. h. insoweit fällt keine Lohnsteuer an. Den ggf. übersteigenden Betrag kann der Arbeitgeber mit einem Pauschsteuersatz von 25% versteuern (plus Zuschlagsteuern).


In die Gesamtkosten sind alle der Betriebsveranstaltung direkt zuordenbaren Aufwendungen des Arbeitgebers einzubeziehen (wie Kosten für Speis und Trank, Unterhaltungsprogramm, Fahrtkosten etc.). Nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung stehende Aufwendungen (z. B. Geschenke über 60 EUR oder nicht

nur gelegentliche Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer:innen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung) bleiben hingegen außen vor; sie können ggf. pauschal nach § 37 EStG besteuert werden.

Die Gesamtkosten sind anteilig auf die teilnehmenden Mitarbeiter:innen zu verteilen. Fraglich ist nun, was unter teilnehmenden Mitarbeiter:innen zu verstehen ist.


Sachverhalt des Urteilsfalls

Die Klägerin/Arbeitgeberin plante einen gemeinsamen Kochkurs als Weihnachtsfeier und hat hierzu ihre gesamte Belegschaft (30 Personen) eingeladen. 27 Beschäftigte sagten ihr die Teilnahme zu, entsprechend wurden die Kosten für den Kurs mit 27 Personen kalkuliert. Die Brutto-Gesamtkosten für die Veranstaltung betrugen 3.052,35 EUR. Tatsächlich nahmen aber nur 25 Beschäftigte an der Veranstaltung teil.

Die Klägerin war der Auffassung, dass die Kosten der beiden nicht teilnehmenden Beschäftigten keine Zuwendung an die teilnehmenden Mitarbeiter:innen seien. Sie teilte daher die Gesamtkosten (3.052,35 EUR) durch die Zahl der angemeldeten Arbeitnehmer (27) und errechnete so die Zuwendung je angemeldetem Teilnehmer i. H. v. 113,05 EUR. Die Bemessungsgrundlage für die Lohnsteuer berechnete sie danach wie folgt:


25 Arbeitnehmer x 113,05 EUR (Zuwendung je angemeldetem Teilnehmer) = 2.826,25 EUR

Abzüglich Freibeträge: 25 Arbeitnehmer x 110 EUR = 2.750,00 EUR

Bemessungsgrundlage pauschale Lohnsteuer = 76,25 EUR


Die Klägerin ging also davon aus, dass die Gesamtkosten – entgegen dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015 – nicht auf die anwesenden Teilnehmer, sondern auf die Anzahl der angemeldeten Arbeitnehmer aufzuteilen seien.


Das Finanzamt hingegen wendete das BMF-Schreiben seinem Wortlaut nach an und berechnete die steuerpflichtige Zuwendung nach den Gesamtkosten des Arbeitgebers und teilte diese auf die anwesenden Teilnehmer auf:

Gesamtkosten = 3.052,35 EUR

Abzüglich 25 Arbeitnehmer x 110 EUR (Freibetrag) = 2.750,00 EUR

Lohnsteuerliche Zuwendung = 302,35 EUR


Begründung des BFH

Der BFH stellt bei der Berechnung der Bemessungsgrundlage auf den tatsächlichen Teilnehmerkreis ab. Würde man den individuellen Vorteil anhand der Zahl der angemeldeten Teilnehmer ermitteln und dann auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer aufteilen, würden nicht alle Aufwendungen des Arbeitgebers umgelegt und folglich nicht als Arbeitslohn versteuert. Haben angemeldete, aber nicht teilnehmende Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Kosten verursacht, darf der Wert der insgesamt steuerpflichtigen Zuwendung nicht gemindert werden. Die nach dem BMF-Schreiben vorgenommene Berechnung sei daher zutreffend erfolgt.

Fazit

Die lohnsteuerliche Zuwendung ist nach den Gesamtkosten des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltung abzüglich der Freibeträge von 110 EUR je teilnehmendem Arbeitnehmer zu berechnen.

Praxishinweis

Die Betriebsveranstaltung kann zu einer unbeabsichtigten (Steuer-)Mehrbelastung führen, wenn weniger Gäste an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen, als zunächst angemeldet waren. Sofern nach der im Vorfeld erstellten Kalkulation der persönliche Freibetrag je angemeldetem Mitarbeiter (weitgehend) ausgeschöpft wird, besteht insofern ein erhebliches Risiko, dass letztlich (pauschale) Lohnsteuer anzumelden ist. Entsprechende Vorkehrungen sind zu treffen, wie Aufstellung der tatsächlich anwesenden Mitarbeiter:innen, Information des Personalbüros nach der Veranstaltung, Erfassung des ggf. steuerpflichtigen geldwerten Vorteils in der jeweiligen Lohnsteueranmeldung etc.

Autor

Mirjam Sonnenberg

E-Mail:
mirjam.sonnenberg@falk-co.de


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